En vue de garantir un fonctionnement plus harmonieux du projet, la coordination et le secrétariat d’OPTMUS constitueront un WP spécifique, profitant de l’expérience fournie par le Port de Livourne, qui a déjà organisé et coordonné de très nombreux projets européens. La coordination et le secrétariat impliquent de : coordonner les différents WP via les responsables des WP ; organiser et  assurer les flux d’information et les méthodes entre le coordinateur et les responsables des WP ; assurer les communications au jour le jour avec l’Union Européenne et le Comité Directeur ; soumettre tous les rapports périodiques (techniques et financiers) et tous les rapports supplémentaires.

Tous les partenaires autres que P1 et P2 (qui sont plus particulièrement impliqués dans WP7) sont appelés à mobiliser des ressources dans cette mission, de façon à gérer correctement la communication et la production de documentation, en utilisant le système de communication Intranet, qui sera disponible pour tous les partenaires dès le début du projet. 

• WP7.T1.1.  (mois 1 à 4) : Forum web et système de communication (Intranet)
• WP7.T1.2.  (mois 1 à 4) : Modèles informatiques (documents et tableaux pour les activités au jour le jour)
• WP7.T1.3.  (mois 1 à 4) : Manuel des règles financières

WP7.TACHE2-(mois 4 à 24) : Coordination du projet

• WP7.T2.1.  (mois 4 à 24) : Coordination des WP
• WP7.T2.2.  (mois 4 à 24) : Communication avec les partenaires
• WP7.T2.3.  (mois 4 à 24) : Assistance technique pour la partie financière
• WP7.T2.4.  (mois 15 à 24) : Elaboration des comptes-rendus de réunions