Para garantizar un funcionamiento más fluido y mejor del proyecto, la Coordinación y el Secretariado en OPTIMUS constituirán un Work-Package distinto, beneficiándose de la experiencia proporcionada por el líder del WP7,la Autoridad Portuaria de Livorno, la cual ya ha manejado y/o coordinado una amplia variedad de proyectos de Unión Europea. La coordinación y el Secretariado implicarán: la coordinación de los distintos WPs a través de los líderes de los WP; la organización y garantía del flujo de información y métodos entre el coordinador y los líderes de los WP; la comunicación diaria con la CE y el Comité de Pilotaje; la entrega de todos los informes periódicos (técnicos y financieros) y todos los informes suplementarios.